« Quels types d’outils collaboratifs sur le projet et pour quoi faire? » #jmp12

Je suis intervenue le 18 décembre 2012 à la journée de Management de projet organisé par Microsoft Campus.
Vous pouvez retrouver la vidéo des interventions de la journée ici.

Voici un petit retour sur mon intervention.

Les nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication ( TIC ) ont favorisé de nombreux usages. La simplicité de ces technologies permet l’émergence de nouveaux usages parfois imprévus. Utiliser les TIC en entreprise donne un avantage concurrentiel. Il en va de même pour son application à l’efficacité des projets. En effet, l’arrivée des smartphones/tablettes, des outils collaboratifs/réseaux sociaux d’entreprise ont modifié nos réflexes de collaboration. Et il existe maintenant de nombreux outils collaboratifs. Certains sont adaptés spécifiquement au projet, d’autres favorisent la collaboration formelle ou/et formelle.

Dans mon intervention, j’ai décris d’avantage les usages associées à des fonctionnalités plutôt que des outils précis (nous sommes dans le temple Microsoft tout de même😉 ). J’ai illustré mes propos par des retours d’expériences variés.

Introduction

Les espaces collaboratifs sont comme des lieues physiques. La disposition et les fonctionnalités favorisent ou non des usages. Par exemple, si vous voulez animer une séance de créativité quelles est la salle la plus adéquates entre les deux propositions suivantes:

Quelle est la salle la plus adéquate pour animer une séance de créativité entre une salle de réunion autour d'une table et une salle autour d'affichage aux murs.

Quelle est la salle la plus adéquate pour animer une séance de créativité entre une salle de réunion autour d’une table et une salle autour d’affichage aux murs.

Si vous voulez favoriser la créativité, choisissez la deuxième salle. Ces fonctionnalités sont organiser l’information à volonté, favoriser le visuel, tous le monde est invité à participer ensemble ou l’un après l’autre…

Les outils collaboratifs dit web 2 sont composés de plusieurs fonctionnalités:

  • Blogs
  • Wiki
  • Commentaires
  • Tags
  • Gestion des taches
  • Accessibles sur tablette, smartphone

18dec Projet Fonctionalités

Chaque fonctionnalités favorisent des usages. Vous trouverez dans Spectrum Benchmarck une très belle visualisation personnalisé de différent outils collaboratifs/réseaux sociaux.

Capture d’écran 2012-12-20 à 13.39.55

Le management de projet a des besoins spécifique. Je me suis limité dans mon intervention à :

  • Gestion des parties prenantes
  • Gestions des taches, planning…
  • Communication
  • Capitalisation
  • Collaboration

18dec Projet besoin

Illustrations via 3 projets de maturité 2.0 variés

1. Projet optimisation d’un département

Nous sommes en 2009, un département d’une grande entreprise veut optimiser son organisation. Ce projet est dirigé par un top manager proche du directeur et d’un assistant projet affuté à la conduite du changement. Les participants sont composés de top managers et de cadres souvent manager de proximité. Dans ce projet, j’accompagnais l’assistant projet dans sa démarche d’animation.
Ils sont organisés en:

  • Le chef de projet. Il utilise le blog pour communiquer sur les différentes phases du projet et les commentaires pour orienter les débats.
  • L’assistant projet. Il a eu une position de community manager de l’espace. Il a accompagné le changement. Il a organisé l’espace, tracé les premiers sillons de l’espace collaboratif.
  • Equipiers chantier. Ils utilisent les fonctionnalités de page wiki et de commentaire.
  • Observateurs (des tops managers). Ils ont utilisé en majorité les commentaires pour orienter les chantiers.

Les équipiers chantier utilisent les pages wiki pour co créer, préparer les réunions, utilisé pendant les réunions de travail, co écrire /capitaliser des livrables. Les commentaires permettent un coté forum/débat.

L’espace collaboratif a permit de collaborer de façon efficace et rapide. La tracabité du projet permet de capitaliser et de comprendre les choix de tels ou tels solution une année après. La participation positives des top-managers a boosté la participation. L’accompagnement efficace de l’assistant projet a été aussi favoriser le travail collaboratif dans un temps très court.

18dec Projet exemple ING 2

2. Projet de déploiement d’un outil 2.0

Contrairement au projet précedent, les acteurs de ce projet ont une maturité 2.0 plus forte. Ils ont expérimenté depuis 2006 les usages. En 2011, ils passent le pas du déploiement de leur wiki Confluence, phase toujours un peu dangereuse. Ils sont accompagnés par une start-up, Spectrum Groupe. J’intervenais en tant qu’expert usages 2.0 et accompagnement du changement pour Spectrum Groupe.

L’espace collaboratif était composé:

  • d’un espace collaboratif projet pour capitaliser et communiquer sur le projet.
  • Un espace de production. Nous sommes en méthode agile. Nous montrons, à intervalles réguliers, le rendu
  • Un espace de gestion de Lots

Ces différents espaces, on permit une gestion des partie prenantes en limitant l’usage des mails à quelques problèmes très précis. L’utilisation d’un gestionnaire de taches (Jira) a permit de gérer l’avancer des lots/taches. Le tout à permit de mieux communiquer sur le projet et de capitaliser. Le projet a été mené en temps très court (moins de 4 mois).

18dec Projet T

2. Projet 2.0 dans une start-up

Le 3ième projet présenté lors de mon intervention est un zoom/sous ensemble du projet précédemment. Spectrum Groupe étaient une start-up naissante. Pendant les 2 premiers mois nous n’avions pas de bureau. Nous nous rencontrions dans des lieues équipés de wifi (café, espace de co working) et nous collaborions via des outils 2.0. Nous avions un espace wiki Confluence (pages wiki, blogs, commentaires), un chat google, un réseau social d’entreprise Yoolink. Le wiki nous a permit de co construire des livrables, capitaliser notre expérience. Le rse nous a permit un partage de veille. L’usage du chat google a permit d’éviter un usage excessif et envahissant du mail. Certain livrables ont été crée non sur ordinateur mais sur un smartphone.

Dans ce projet, nous étions tous ultra connecté et à la pointe des usages 2.0. La collaboration projet, tracabilité et capitalisation étaient un réflexe de professionnel du 2.0.

18dec Projet exemple SG

Les outils 2.0 ne sont pas magique

Les outils collaboratifs sont composés de fonctionnalités utiles au projet. Mais ils ne sont pas magique. Bien utilisé, ils sont un accélérateurs formidable, facilitateur de collaboration à distance et un lieu de Knowledge Management (management de la connaissance et des savoirs). Mal accompagné, utiliser comme un outil magique, il deviendra chronophage et angoissant pour les équipes. Tous ceci est du management dans le sens noble du terme.

La journée a eu beaucoup d’intervenant. J’ai fait une petite synthèse des twittes live de l’évènement via un storify.

A propos Christelle Fritz

Catalyseur d'innovation, facilitateur projet. Prototypage, usage numérique, web2 d'entreprise, Illustration de blog, Conduite du changement
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25 commentaires pour « Quels types d’outils collaboratifs sur le projet et pour quoi faire? » #jmp12

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  11. plerudulier dit :

    Reblogged this on Things I grab, motley collection and commented:
    Ajoutez votre grain de sel personnel… (facultatif)

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  18. Chronophage lors qu’ils ne sont pas maitrisés, on oublie trop souvent que beaucoup de collaborateurs ne sont pas technophiles.
    Alors quelles solutions ? Des formations internes, rapides mais efficaces s’avèreraient souvent salutaires….

    • Tout à fait. J’ai souvent entendu de la DSI que ces outils étaient simple donc il n’y a pas besoin de formation.
      ><
      En réalité, ses outils ont besoin d'accompagnement pour comprendre les usages, faire les premiers pas.
      Il existe de nombreuses façon d'aider pour ses 1er pas:
      – Vous pouvez utiliser une "formation"/initiation aux usages (très efficace en tête à tête)
      – Vous pouvez organiser des "petits dej" ou autre lieu de rencontre entre utilisateurs "agiles" et nouveaux participants. Cela permet un partage entre pairs.
      – Vous pouvez organiser des jeux couplés à une formation en ligne. ex: une chasse au trésor, organisé par Jean-Luc Abelin Knowledge Manager de la division Bétons & Granulats de Lafarge
      – …

      L'accompagnement du changement est un combat de tout les jours. Rien n'est magique.🙂

  19. Ton expérience est très riche. Merci Christelle.
    Pour ma part, j’avoue que ma boite mail crie au secours en ce moment!🙂

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