Choisir un workplace couteau suisse ou efficient: Combat d’utopie

Dans ce monde en pleine mutation, l’organisation en entreprise change avec ces méthodes de travail. Ce changement de posture se retrouve dans de nombreux domaines que ce soit dans le changement des bureaux lieux de travail, dans la création de fablab (lieu de prototypage rapide) d’entreprise et bien entendu, les outils de travail du quotidien (réseaux social d’entreprise, workplace, socialisation des processus …). Ces derniers sont présents depuis quelques années mais ils sont vus de + en + comme des leviers de performance et non plus vu comme un esprit bisounours. Mais comment choisir son ou ses outil(s) dit collaboratif? Deux grandes familles s’affrontent: soit choisir un outil couteau suisse que l’on connait (mais qui a évolué) ou choisir un ou des outils efficients. Ces réflexions de facilité d’usages et d’adaptation sont intégrés dans les aides à la décision tel que Spectrum Benchmark (la facilité est notée sur 5) et dans le Référentiel Lecko (intégration de efficience).

L’outil couteau suisse, en France, est Office 365 de Microsoft. Peu interfaçable, il est présent dans de nombreuses grandes entreprises. Cette plateforme contient les outils utilisés depuis mathusalem les année 80. Depuis Sharepoint 2010, Microsoft a pris le virage du collaboratif par une politique d’achat (Skype, Yammer…), l’usage de cloud et tend vers une unification du design. Le choix d’Office 365 est très confortable pour un DSI car cet outil est déjà bien installé et est reconnu. Mais il peut devenir inconfortable pour des utilisateurs + avancés et ayant des besoins collaboratifs forts ou spécialisés tel que le Knowledge Management.

J’ai, bien sur, un apriori en écrivant ce billet. Je suis du côté des outils adaptés au usages collaboratif. « Les espaces collaboratifs sont comme des lieues physiques. La disposition et les fonctionnalités favorisent ou non des usages. » (cf« Quels types d’outils collaboratifs sur le projet et pour quoi faire? » #jmp12). Par exemple, si vous faites une réunion dans une salle contenant une grande table officiel vous n’aurez pas le même résultat qu’une réunion dans une salle avec des chaises, sans tables avec la possibilité d’écrire sur les murs.

Cet article est une réaction épidermique à des échanges sur ce sujet d’une table ronde lors du salon de l’intranet et des réseaux sociaux d’entreprise le 21, 22, 23 mars 2016. Dans cette table ronde, quelques intervenants ont parlé de Office 365 comme leviers du collaboratif et d’innovation en entreprise, surtout pour partie Cloud. Ma 1er réaction a été de poser la question: « comment changer les usages en utilisant des outils très semblables aux anciens outils ». Un intervenant m’a répondu qu’Office 365 permettait maintenant les usages du collaboratif grâce à OneDrive, le Google Drive de Microsoft. Je le savait déjà. *énervement* 

  

J’ai voulu écrire ce billet depuis des semaines mais je n’arrivais pas à être assez vulgarisant. J’étais bloqué par mon parti pris. Après une remarque d’un de mes mentor en innovation (Krys Markowski), j’ai décris cette controverse par un dessin représentant 2 utopies: Utiliser un outil que l’on connait et qui évolue et utiliser un outil nativement collaboratif.

Derrière chaque « utopie » se cache des envies, des peurs et des désirs.

Choisir une plateforme collaboratif tel que Office 365, c’est choisir des outils facilement pris en main par les utilisateurs. La baisse de production est donc peut affecté mais les usages collaboratifs peuvent être long à prendre sans accompagnement. L’outil est vu comme un levier efficacité de l’entreprise.

Choisir une plateforme nativement collaboratif, c’est choisir un ou des outils adapté(s) à vos usages et vos objectifs collaboratifs. L’envie est de changer radicalement de méthode de travail intégrant le travail transverse, la co-création, le prototypage rapide… L’usage de l’outil demande un travail d’accompagnement pour sa compréhension et son déploiement. C’est un travail de transformation d’entreprise qui peut faire baisser momentanément la productivité pendant les 1er temps de la prise en main. c’est un changement de paradigme.

A vous de choisir, en toute connaissance de cause. La vérité est surement entre les deux. Ce choix s’adresse à des organisations ayant déjà perçu le besoin de changer…

A propos Christelle Fritz

Catalyseur d'innovation, facilitateur projet. Prototypage, usage numérique, web2 d'entreprise, Illustration de blog, Conduite du changement
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